Smart-Di

Busqueda

Este es el poder de la búsqueda de gestión de documentos. El motor de búsqueda indexa tanto las metaetiquetas asociadas con el documento como el contenido real del documento. El software de gestión de documentos puede extraer el contenido; esencialmente “lectura”, de todos los tipos de archivos, incluidos PDF, Microsoft Office, Zip y muchos, muchos más. Los usuarios pueden restringir el área de la biblioteca cuando buscan, por ejemplo, buscando por ubicación, por tipo de documento, por autor, por fecha de creación, por estado de aprobación y cualquier otro parámetro de búsqueda de metadatos. El motor de búsqueda de texto completo se puede configurar para admitir búsquedas difusas, sinónimo, fónicas, booleanas y con comodines.

 

Búsqueda de metadatos

La búsqueda de metadatos permite a los usuarios crear sus propias consultas de búsqueda utilizando los campos de metadatos definidos por el administrador de la biblioteca (incluidas palabras clave del documento, cuadros de selección, moneda, numérico, campos de fecha, búsqueda de base de datos o menús desplegables), usuarios del sistema, tipo de archivo, fechas de creación / modificación , estado de aprobación del documento, versión del documento, número de documento, ubicación de la biblioteca y más. Las consultas de búsqueda se pueden crear seleccionando el campo de metadatos por el que desean buscar y agregar operadores como igual, mayor que, menor que, en la lista o entre para expandir o restringir aún más el alcance de la búsqueda. Las búsquedas se pueden guardar fácilmente para reutilizarlas en el futuro. Obtenga más información sobre la búsqueda de metadatos de documentos. Los usuarios solo pueden buscar y encontrar (recuperar) documentos a los que están autorizados a acceder.

 

Ponderación por relevancia de la búsqueda

La ponderación por relevancia permite que los resultados de la búsqueda se ponderen en función de las etiquetas asociadas con el documento o el contenido real del documento. Permitir que la relevancia de la búsqueda se oriente hacia las etiquetas garantizará que las empresas puedan maximizar la inversión que han realizado en el etiquetado de documentos. Además, la ponderación hacia las etiquetas es más apropiada para los tipos de documentos que no son particularmente adecuados para la indexación de texto completo, como facturas, órdenes de compra u otros registros de transacciones. En los casos en que la biblioteca contiene documentos ricos en texto (por ejemplo, trabajos de tesis o comunicados de prensa), la relevancia se pondera mejor con respecto al texto del documento.

 

Formatos de documentos admitidos en Smartker

El motor de búsqueda Smartker puede reconocer, indexar y buscar automáticamente el contenido de los documentos en los siguientes formatos:

Se proporcionan extensiones para algunos formatos de archivo, pero la búsqueda del software de administración de documentos no se basa en extensiones para detectar formatos de archivo (p. Ej., Un documento de Microsoft Excel llamado “gastos.mp3” aún se identificaría como documento de Excel).

 

Adobe Acrobat (*.pdf)

Ami Pro (*.sam)

Ansi Text (*.txt)

ASCII Text (See note 3)

ASF media files (metadata only) (*.asf)

CSV (Comma-separated values) (*.csv)

DBF (*.dbf)

EBCDIC EML files (emails saved by Outlook Express) (*.eml)

Eudora MBX message files (*.mbx) GZIP (*.gz)

HTML (*.htm, *.html)

MBOX email archives (including Thunderbird) (*.mbx)

MHT archives (HTML archives saved by Internet Explorer) (*.mht)

MIME messages MSG files (emails saved by Outlook) (*.msg)

Microsoft Access MDB files (see note 1) (*.mdb)

Microsoft Excel (*.xls)

Microsoft Excel 2003 XML (*.xml)

Microsoft Outlook/Exchange (See note 2) Microsoft Outlook Express 5 and 6 (*.dbx) message stores

Microsoft PowerPoint Microsoft Rich Text Format (*.rtf)

Microsoft Word for DOS (*.doc)

Microsoft Word for Windows (*.doc)

Microsoft Word 2003 XML (*.xml)

Microsoft Works (*.wks) MP3 (metadata only) (*.mp3)

Multimate Advantage II (*.dox)

Multimate version 4 (*.doc)

OpenOffice 2.x and 1.x documents, spreadsheets, and presentations (*.sxc, *.sxd, *.sxi, *.sxw, *.sxg, *.stc, *.sti, *.stw, *.stm, *.odt, *.ott, *.odg, *.otg, *.odp, *.otp, *.ods, *.ots, *.odf) (includes OASIS Open Document Format for Office Applications)

TAR (*.tar)

Treepad HJT files (*.hjt) Unicode (UCS16, Mac or Windows byte order, or UTF-8)

WMA media files (metadata only) (*.wma)

WMV video files (metadata only) (*.wmv)

WordPerfect 4.2 (See note 3) (*.wpd, *.wpf)

WordPerfect (5.0 and later) (*.wpd, *.wpf)

WordStar version 1, 2, 3 (See note 3) (*.ws)

WordStar versions 4, 5, 6 (*.ws)

WordStar 2000 Write (*.wri) XBase (including FoxPro, dBase, and other XBase-compatible formats) (*.dbf)

XML (*.xml)

XSL XyWrite (See note 3)

ZIP (*.zip)