La captura de metadatos (etiquetado), cuando se almacenan documentos electrónicos, crea una minería de base de datos inteligente cuando se necesita información. Los resultados de la búsqueda de documentos se vuelven consistentes y relevantes, lo que ahorra tiempo y genera conocimientos comerciales útiles. El software de gestión de documentos debe tener una forma potente y automatizada de capturar metadatos.

Usando metadatos

La biblioteca del software Smartker se utiliza para administrar de forma centralizada un vocabulario predefinido, lo que garantiza que los documentos se etiqueten (clasifiquen) de manera significativa cuando se agreguen o se registren en el software. Construir y administrar este vocabulario controlado es esencial en el proceso de implementación de Paperless Office.

El software Smartker garantiza el cumplimiento de las tareas comerciales, los procesos y los requisitos reglamentarios de la organización. El administrador de la biblioteca puede agregar o editar rápidamente definiciones de etiquetado personalizadas para cada tipo de documento que se almacenará. Los tipos de documentos de ejemplo incluyen; contratos, órdenes de compra, documentos de ingeniería o cualquier tipo que la empresa requiera para realizar un seguimiento.

Luego, los campos de metadatos se crean y se asocian con diferentes tipos de documentos. Son estos campos de metadatos los que los usuarios utilizarán al etiquetar un documento que están agregando o registrando en el sistema. Por ejemplo, el administrador de la biblioteca puede definir el tipo de documento ‘Contrato’ para que tenga los campos de metadatos ‘Número de contrato’ y ‘Nombre del cliente’ asociados. Cuando los usuarios agregan un documento a la biblioteca Smartker, se les pedirá que seleccionen el tipo de documento que están agregando. Si seleccionan ‘Contrato’, se les pedirá que etiqueten el documento agregando valores para los campos de metadatos Número de contrato y Nombre del cliente.

Los campos de metadatos pueden ser de varios tipos, cada uno con un conjunto único de propiedades asociadas fáciles de personalizar. Los tipos de campo admitidos incluyen:

1. Campos de texto (de una o varias líneas) Campos de fecha que proporcionan un control de calendario conveniente para seleccionar fácilmente una fecha / hora

2. Campo numérico

3. Campo de moneda

4. Campos de casilla de verificación (Sí / No)

5. Listas de selección de selección única o múltiple, ya sea administradas como una lista local o recuperadas de una base de datos externa de terceros (nuevo)

Captura de metadatos garantizada

A medida que se agregan nuevos documentos, se solicita al usuario que clasifique el archivo utilizando los campos de metadatos requeridos según lo definido por el vocabulario controlado, los menús de metadatos y los campos de texto. Este enfoque asegura que se capture la cantidad obligatoria de metadatos para cada documento o registro en la biblioteca. Los administradores de la biblioteca pueden definir campos opcionales, así como los campos obligatorios. Los esquemas de metadatos individuales se pueden asegurar a grupos de sistemas individuales o múltiples, de modo que los usuarios solo tengan que trabajar con los metadatos que pertenecen a su área de especialización, departamento o unidad organizativa.

Búsqueda de metadatos en bases de datos externas

El software Smartker ofrece al administrador de la biblioteca la capacidad de agregar campos de metadatos de listas de selección cuyos valores se completan automáticamente con elementos recuperados de una base de datos externa. Estos elementos del menú se pueden asociar rápidamente con documentos como metadatos cuando se agregan o se versionan documentos en la biblioteca. Por ejemplo, se podría agregar un campo de metadatos llamado ‘Nombre del cliente’ a los documentos de factura almacenados en Smartker. Cuando los usuarios agregan documentos de facturas a la biblioteca Smartker, los usuarios podrán seleccionar de una lista de nombres de clientes que se buscan en una tabla en una base de datos SQL de terceros.

Gestión de listas de selección de metadatos

El software Smartker permite a los administradores de bibliotecas definir y administrar una lista de selección que los usuarios pueden seleccionar al etiquetar documentos. Por ejemplo, se puede crear una lista de selección de ‘Productos’ que gestiona una lista de todos los productos vendidos por la empresa. La lista de selección se puede asociar con cualquier tipo de documento diferente en el sistema (por ejemplo, documentos de ingeniería y marketing). Ahora, cada vez que un usuario agrega un documento de ingeniería o marketing, puede etiquetar rápidamente el documento seleccionando un nombre de producto de la lista de selección de productos. Estas son las características de las listas de selección de Smartker:

– Los valores de las listas de selección se pueden gestionar de forma centralizada o se pueden recuperar de una fuente de datos de terceros.

– Las listas de selección se pueden asociar con cualquier número de tipos de documentos diferentes y pueden permitir a los usuarios elegir uno o permitir muchas selecciones cuando se etiquetan documentos.

– Las listas de selección reducen drásticamente el tiempo que tarda un usuario en etiquetar un documento y, al mismo tiempo, garantizan que los metadatos se mantengan coherentes (normalizados). Esto evita la situación con etiquetas de solo texto en las que, por ejemplo, los usuarios escriben mal el nombre de una empresa de 4 formas diferentes al etiquetar documentos.

Control de archivo de documentos

Los administradores de la biblioteca de Smartker tienen el control central de la estructura y los derechos de autorización del usuario en cada área de la biblioteca. Al administrar los dos primeros niveles de la estructura de archivo de documentos (gabinetes y cajones), los administradores de la biblioteca pueden obligar a los usuarios a almacenar documentos en las áreas apropiadas de la biblioteca. Este enfoque de archivo controlado garantiza que los usuarios puedan buscar fácilmente los documentos que están almacenados en un archivo.