Smartker se puede hacer aún más productivo mediante la adición de un flujo de trabajo de documentos electrónicos y un sistema de aprobación para eliminar los procesos en papel. Los trabajadores ahorran tiempo y dinero al mover documentos electrónicamente por el lugar de trabajo para su revisión y aprobación.

Las organizaciones suelen tener una serie de procesos internos para tareas como procesamiento de pedidos, solicitudes de compra, gastos de viaje, etc. El módulo de flujo de trabajo de documentos electrónicos pone orden en estos procesos independientes de una manera transparente, dinámica y sólida, lo que lo convierte en una parte clave del ciclo de vida del documento.

El motor de flujo de trabajo agiliza el proceso de revisión y aprobación de documentos a medida que avanzan en su ciclo de vida. En entornos de trabajo colaborativo, esta etapa de crecimiento intensivo en mano de obra del documento es donde se puede lograr el mayor ahorro de tiempo mediante el uso del flujo de trabajo.

La flexibilidad del software de flujo de trabajo permite a los usuarios hacer que sus procesos de flujo de trabajo sean tan sencillos o tan complejos como sea necesario.

Las plantillas de flujo de trabajo se pueden configurar con reglas establecidas o se pueden hacer informales (ad-hoc) donde los usuarios finales pueden definir todos los aspectos del proceso de flujo de trabajo. Las plantillas de flujo de trabajo constan de dos tipos de tareas: tareas de revisión y tareas de aprobación. Las tareas de revisión facilitan la recopilación de comentarios y retroalimentación sobre documentos de otros usuarios. Las tareas de aprobación facilitan la recopilación formal de firmas en documentos. Al completar una tarea de aprobación, los documentos pueden aprobarse, no aprobarse, o la aprobación puede posponerse para una fecha posterior.

Los flujos de trabajo pueden ser activados (iniciados) manualmente por un usuario o pueden realizarse automáticamente según el tipo de documento. Los flujos de trabajo también se pueden iniciar en un solo documento o en varios documentos. Los flujos de trabajo de múltiples documentos pueden contener tanto documentos principales como documentos suplementarios, donde los documentos principales son los que se están revisando y / o aprobando y los documentos suplementarios están ahí solo para ayudar en el proceso de revisión y / o aprobación.

Una vez que se inicia un flujo de trabajo, se inicia el proceso de flujo de trabajo y comienza la primera actividad establecida en la plantilla de flujo de trabajo. Todos los participantes de la primera actividad recibirán notificaciones en el software de gestión de documentos y mediante una notificación por correo electrónico. Las tareas también se muestran en la función de calendario Smartker. La plantilla de flujo de trabajo se puede configurar para que uno o todos los usuarios asignados a la primera tarea deban completar la tarea. Una vez que se completa la tarea, el flujo de trabajo pasa por el resto de las actividades definidas en la plantilla de flujo de trabajo.

Los documentos se pueden retirar, actualizar y volver a registrar durante el proceso de flujo de trabajo. Los metadatos también se pueden actualizar mientras los documentos se encuentran en un flujo de trabajo. Esto permite que el proceso de flujo de trabajo continúe si se necesitan actualizaciones de los documentos en lugar de cancelar o no aprobar documentos. Los flujos de trabajo también se pueden reiniciar si es necesario.

El estado de los flujos de trabajo puede ser monitoreado por los usuarios que participan en el flujo de trabajo, cualquier observador que observe el flujo de trabajo y puede ser supervisado por los administradores de la biblioteca en el informe de estado del flujo de trabajo para garantizar que todo el flujo de trabajo esté progresando. El historial del flujo de trabajo de cada versión de un documento también se registra y se puede utilizar para revisar el registro de aprobaciones.