A continuación, se muestra una definición de los roles enumerados desde tener el menor permiso hasta el mayor permiso.

Solo lectura

Los usuarios con esta función solo pueden descargar o abrir y leer documentos del sistema de gestión de documentos. No pueden editar, eliminar ni crear documentos. Pueden enviar documentos por correo electrónico.

Editor de documentos

Además de la función de función «Solo lectura», los usuarios con esta función pueden agregar documentos (que serán de su propiedad), documentos de registro / salida; y editar documentos y metadatos. No pueden eliminar ningún documento, incluidos los que han agregado al sistema. No pueden crear carpetas o grupos de carpetas.

Publicador de documentos y eliminación

Los usuarios con esta función pueden hacer todo lo que puede hacer un publicador de documentos y también pueden eliminar sus propios documentos. No pueden crear carpetas o grupos de carpetas. Editor: los usuarios con esta función pueden hacer todo lo que puede hacer un editor de documentos, pero también pueden crear nuevas carpetas y grupos de carpetas; y copiar o mover carpetas y grupos de carpetas que ya hayan creado. Los editores no pueden eliminar documentos, carpetas o grupos de carpetas existentes, incluidos aquellos que han agregado / creado. Todos los documentos y carpetas creados por el editor serán propiedad de ellos y no pueden cambiar la propiedad. Los editores pueden clonar carpetas y grupos de carpetas creados por otros, en cuyo caso se convertirán en los propietarios de las carpetas / grupos de carpetas.

Editor

El rol de usuario de editor puede hacer todo lo que un editor de documentos puede hacer, además de crear nuevas carpetas y grupos de carpetas, copiar o mover carpetas y grupos de carpetas que ya hayan creado, y clonar carpetas y grupos de carpetas creados por otros usuarios y convertirse en los propietarios de las carpetas. / grupos de carpetas. Los editores no pueden eliminar documentos, carpetas o grupos de carpetas existentes, incluidos aquellos que han agregado / creado. Todos los documentos y carpetas creados por el editor serán propiedad de ellos y no pueden cambiar la propiedad.

Publicador y eliminación

Los usuarios con esta función pueden hacer todo lo que un publicador puede hacer y, además, pueden eliminar documentos, carpetas y grupos de carpetas que sean de su propiedad (creados).

Organizador

Los usuarios con esta poderosa función pueden mover todos los documentos (a los que tienen acceso) a otros lugares de la estructura de gestión de documentos, incluidos los documentos que no son de su propiedad. Pueden mover, copiar o clonar todas las carpetas y grupos de carpetas independientemente de su propiedad. En caso de clonación, se convertirán en propietarios de carpetas / grupos de carpetas. En caso de copiar y mover, se conserva la propiedad original de las carpetas / grupos de carpetas. También pueden agregar carpetas / grupos de carpetas (en cuyo caso se convertirán en sus propietarios) y cambiar el nombre de las carpetas y los grupos de carpetas. Los organizadores pueden eliminar sus propios documentos. Los roles de Organizador se crearon para los usuarios que son responsables de escanear / importar documentos al sistema o que están asignados a una mayor distribución y re-archivo de documentos agregados por otros usuarios que pueden colocarlos en carpetas genéricas de «canasta» que necesitan procesamiento o movimiento a su carpeta de destino final.

Organizador y eliminación

Los usuarios con esta función pueden hacer todo lo que los organizadores pueden hacer y también pueden eliminar todos los documentos, carpetas y grupos de carpetas, independientemente de su propiedad.

Administradores de gabinetes

Los administradores de gabinetes no pueden crear gabinetes por sí mismos. Los administradores de bibliotecas senior o los administradores del sistema pueden crear gabinetes para que los administren los administradores de gabinetes. Los administradores de gabinetes solo pueden administrar los gabinetes de su propiedad. Tienen la capacidad de crear, editar y eliminar cajones, grupos de carpetas y carpetas y administrar sus propiedades (es decir, la estructura de membresía). Los administradores del gabinete pueden acceder a todos los documentos (en capacidad de editor y eliminación) desde cualquier lugar de la estructura de la biblioteca, a menos que estén restringidos en esa área de la estructura de la biblioteca. Los administradores de gabinete deben pertenecer a un gabinete para poder ver que existe. Los administradores de gabinete no necesitan ser miembros de esquemas de documentos para tener acceso a ellos.

Administradores de bibliotecas

Los administradores de bibliotecas sénior o los administradores del sistema pueden crear gabinetes para que los administre cualquier administrador de bibliotecas. Los administradores de bibliotecas también pueden crear gabinetes, pero solo para ellos mismos. Pueden realizar, dentro de sus gabinetes, todas las funciones que los Administradores de Gabinete pueden realizar. A diferencia de los administradores de gabinetes, tienen acceso completo a la sección de administración de biblioteca de Smartker de WebClient, donde pueden administrar campos de metadatos, esquemas, eventos, configurar plantillas de flujo de trabajo, administrar numerosas configuraciones globales (es decir, permisos de visor, configuraciones de motor de búsqueda, permisos de servicios de informes y más) , realice varias funciones de gestión como (registro de usuarios, cambio de propietario del documento, recuperación de documentos eliminados, etc.) y acceda a muchos informes útiles y registros de uso. Los administradores de la biblioteca deben pertenecer a un gabinete para poder ver que existe.

Administradores sénior de bibliotecas – Sistema sénior

Los administradores, además de la función de administrador de la biblioteca, pueden administrar todos los gabinetes, no solo los que poseen. También pueden cambiar la propiedad de todos los gabinetes, carpetas y documentos. Los administradores senior de bibliotecas son básicamente administradores del sistema sin la capacidad de administrar usuarios, grupos de usuarios y las configuraciones más importantes de todo el sistema (no tienen acceso a la sección de administración del sistema de WebClient). Los administradores superiores de la biblioteca pueden ver todos los gabinetes. Administradores del sistema Los administradores del sistema tienen el control total del sistema. Realizan todas las funciones de todos los roles anteriores. Sin embargo, las principales tareas de los administradores del sistema son agregar usuarios al sistema (incluida la asignación de la contraseña inicial y la configuración de requisitos para todas las contraseñas nuevas y la capacidad de auto-registrarse), asignar usuarios a sus grupos apropiados, habilitar números de control de documentos y control de versiones. números, administrar cuentas de usuario, grupos de usuarios y el grupo de licencias del sistema. El administrador del sistema también tiene acceso a varias configuraciones globales (correo electrónico saliente, permisos de conversión de formato de documentos, etc.) y los informes de actividad del usuario.

NOTA: Todas las funciones proporcionan la capacidad de envío de documentos por correo electrónico. El administrador del sistema puede desactivar el envío de documentos por correo electrónico para grupos específicos de usuarios. Esto es para cumplir con los requisitos de seguridad específicos para ciertos clientes.