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Busca

Este é o poder de busca da gestão de documentos. O mecanismo de busca indexa tanto as meta tags associadas com o documento quanto o conteúdo real do documento. O software de gerenciamento de documentos pode extrair conteúdo; essencialmente «leitura», de todos os tipos de arquivos, incluindo PDF, Microsoft Office, Zip e muitos, muitos mais. Os usuários podem restringir a área da biblioteca ao pesquisar, por exemplo, por local, por tipo de documento, por autor, por data de criação, por status de aprovação e qualquer outro parâmetro de pesquisa de metadados. O mecanismo de pesquisa de texto completo pode ser configurado para suportar pesquisas fuzzy, synonym, phonic, Boolean, e wildcard.

 

Pesquisa de metadados

A pesquisa de metadados permite aos usuários criar suas próprias consultas de pesquisa usando campos de metadados definidos pelo administrador da biblioteca (incluindo palavras-chave do documento, caixas de seleção, moeda, campos numéricos, campos de data, pesquisa de banco de dados ou menus suspensos), usuários do sistema, tipo de arquivo, datas de criação/modificação, status de aprovação do documento, versão do documento, número do documento, localização da biblioteca e muito mais. As consultas de pesquisa podem ser criadas selecionando o campo de metadados pelo qual desejam pesquisar e adicionando operadores como iguais, maiores, menores do que, em lista ou entre eles, para expandir ou estreitar ainda mais o escopo da pesquisa. As buscas podem ser facilmente salvas para reutilização futura. Saiba mais sobre como pesquisar metadados de documentos. Os usuários só podem pesquisar e encontrar (recuperar) documentos que estão autorizados a acessar.

 

Ponderação por relevância de busca

A ponderação da relevância permite que os resultados da pesquisa sejam ponderados com base nas etiquetas associadas ao documento ou no conteúdo real do documento. Permitir que a relevância da busca seja orientada para as etiquetas garantirá que as empresas possam maximizar o investimento que fizeram na etiquetagem de documentos. Além disso, a ponderação para etiquetas é mais apropriada para tipos de documentos que não são particularmente adequados para indexação de texto completo, tais como faturas, ordens de compra ou outros registros de transações. Nos casos em que a biblioteca contém documentos ricos em texto (por exemplo, trabalhos de tese ou comunicados de imprensa), a relevância é melhor ponderada em relação ao texto do documento.

 

Formatos de documentos suportados em Smartker

O mecanismo de busca Smartker pode reconhecer, indexar e pesquisar automaticamente o conteúdo de documentos nos seguintes formatos:

São fornecidas extensões para alguns formatos de arquivo, mas a pesquisa do software de gerenciamento de documentos não depende de extensões para detectar formatos de arquivo (por exemplo, um documento do Microsoft Excel chamado «expenses.mp3» ainda seria identificado como um documento do Excel).

Adobe Acrobat (*.pdf)

Ami Pro (*.sam)

Ansi Text (*.txt)

ASCII Text (See note 3)

ASF media files (metadata only) (*.asf)

CSV (Comma-separated values) (*.csv)

DBF (*.dbf)

EBCDIC EML files (emails saved by Outlook Express) (*.eml)

Eudora MBX message files (*.mbx) GZIP (*.gz)

HTML (*.htm, *.html)

MBOX email archives (including Thunderbird) (*.mbx)

MHT archives (HTML archives saved by Internet Explorer) (*.mht)

MIME messages MSG files (emails saved by Outlook) (*.msg)

Microsoft Access MDB files (see note 1) (*.mdb)

Microsoft Excel (*.xls)

Microsoft Excel 2003 XML (*.xml)

Microsoft Outlook/Exchange (See note 2) Microsoft Outlook Express 5 and 6 (*.dbx) message stores

Microsoft PowerPoint Microsoft Rich Text Format (*.rtf)

Microsoft Word for DOS (*.doc)

Microsoft Word for Windows (*.doc)

Microsoft Word 2003 XML (*.xml)

Microsoft Works (*.wks) MP3 (metadata only) (*.mp3)

Multimate Advantage II (*.dox)

Multimate version 4 (*.doc)

OpenOffice 2.x and 1.x documents, spreadsheets, and presentations (*.sxc, *.sxd, *.sxi, *.sxw, *.sxg, *.stc, *.sti, *.stw, *.stm, *.odt, *.ott, *.odg, *.otg, *.odp, *.otp, *.ods, *.ots, *.odf) (includes OASIS Open Document Format for Office Applications)

TAR (*.tar)

Treepad HJT files (*.hjt) Unicode (UCS16, Mac or Windows byte order, or UTF-8)

WMA media files (metadata only) (*.wma)

WMV video files (metadata only) (*.wmv)

WordPerfect 4.2 (See note 3) (*.wpd, *.wpf)

WordPerfect (5.0 and later) (*.wpd, *.wpf)

WordStar version 1, 2, 3 (See note 3) (*.ws)

WordStar versions 4, 5, 6 (*.ws)

WordStar 2000 Write (*.wri) XBase (including FoxPro, dBase, and other XBase-compatible formats) (*.dbf)

XML (*.xml)

XSL XyWrite (See note 3)

ZIP (*.zip)