Smart-Di

Características de usuário e segurança

Abaixo está uma definição dos papéis listados de ter a menor permissão até a maior permissão.

 

Somente leitura

Os usuários com esta função só podem baixar ou abrir e ler documentos do sistema de gerenciamento de documentos. Eles não podem editar, apagar ou criar documentos. Eles podem enviar documentos por e-mail.

 

Editor de documentos

Além do recurso «Read Only», os usuários com este recurso podem adicionar documentos (que serão de sua propriedade), documentos de check-in/check-out; e editar documentos e metadados. Eles não podem apagar nenhum documento, inclusive aqueles que acrescentaram ao sistema. Eles não podem criar pastas ou grupos de pastas.

 

Editora e eliminação de documentos

Os usuários com esta função podem fazer tudo o que um editor de documentos pode fazer e também podem excluir seus próprios documentos. Eles não podem criar pastas ou grupos de pastas. Editor: Os usuários com esta função podem fazer tudo o que um editor de documentos pode fazer, mas também podem criar novas pastas e grupos de pastas; e copiar ou mover pastas e grupos de pastas que já tenham criado. Os editores não podem excluir documentos, pastas ou grupos de pastas existentes, incluindo aqueles que eles adicionaram/criaram. Todos os documentos e pastas criados pelo editor serão de sua propriedade e não podem mudar de propriedade. Os editores podem clonar pastas e grupos de pastas criados por outros, caso em que se tornarão os proprietários das pastas / grupos de pastas.

 

Editar

A função do usuário editor pode fazer tudo que um editor de documentos pode fazer, além de criar novas pastas e grupos de pastas, copiar ou mover pastas e grupos de pastas que já tenham criado, e clonar pastas e grupos de pastas criados por outros usuários e se tornar os proprietários das pastas/grupos de pastas. Os editores não podem excluir documentos, pastas ou grupos de pastas existentes, incluindo aqueles que eles adicionaram / criaram. Todos os documentos e pastas criados pelo editor serão de sua propriedade e não podem mudar a propriedade.

 

Editora e eliminação

Os usuários com esta função podem fazer tudo o que uma editora pode fazer, além disso, podem excluir documentos, pastas e grupos de pastas que possuem (criados).

 

Organizador

Os usuários com este poderoso recurso podem mover todos os documentos (aos quais têm acesso) para outros lugares na estrutura de gerenciamento de documentos, incluindo documentos que não possuem. Eles podem mover, copiar ou clonar todas as pastas e grupos de pastas, independentemente de sua propriedade. Em caso de clonagem, eles se tornarão proprietários de pastas / grupos de pastas. Em caso de cópia e movimentação, a propriedade original das pastas / grupos de pastas é mantida. Eles também podem adicionar pastas / grupos de pastas (caso em que se tornarão seus proprietários) e renomear pastas e grupos de pastas. Os organizadores podem apagar seus próprios documentos. As funções de organizador foram criadas para usuários que são responsáveis pela digitalização / importação de documentos no sistema ou que são designados para posterior distribuição e re-publicação de documentos adicionados por outros usuários que podem colocá-los em pastas genéricas de «cestas» que precisam de processamento ou movimentação para sua pasta de destino final.

 

Organizador e descarte

Os usuários com esta função podem fazer tudo o que os organizadores podem fazer e também podem excluir todos os documentos, pastas e grupos de pastas, independentemente da propriedade.

 

Gerentes de gabinetes

Os gerentes de gabinetes não podem criar gabinetes por conta própria. Os administradores seniores de bibliotecas ou administradores de sistemas podem criar gabinetes para que os administradores de gabinetes possam gerenciar. Os administradores de gabinetes só podem administrar os gabinetes que possuem. Eles têm a capacidade de criar, editar e excluir gavetas, grupos de pastas e pastas e gerenciar suas propriedades (ou seja, estrutura de membros). Os administradores do gabinete podem acessar todos os documentos (em uma capacidade de edição e exclusão) de qualquer parte da estrutura da biblioteca, a menos que estejam restritos nessa área da estrutura da biblioteca. Os administradores do gabinete devem pertencer a um gabinete para ver se ele existe. Os administradores do gabinete não precisam ser membros de esquemas de documentos para ter acesso a eles.

 

Administradores de bibliotecas

Os administradores seniores de bibliotecas ou administradores de sistemas podem criar gabinetes para que qualquer administrador de biblioteca possa gerenciá-los. Os administradores da biblioteca também podem criar gabinetes, mas somente para eles mesmos. Eles podem realizar, dentro de seus gabinetes, todas as funções que os Administradores de Gabinetes podem realizar. Ao contrário dos administradores de gabinete, eles têm acesso total à seção de administração da biblioteca do WebClient’s Smartker onde podem gerenciar campos de metadados, esquemas, eventos, configurar modelos de fluxo de trabalho, gerenciar várias configurações globais (ou seja, permissões de visualização, configurações de mecanismos de busca, permissões de serviços de relatórios e muito mais), executar várias funções de gerenciamento, tais como (registro de usuário, mudança de proprietário do documento, recuperação de documentos excluídos, etc.) e acessar muitos relatórios e logs de uso úteis. Os administradores da biblioteca devem pertencer a um gabinete para ver se ele existe.

 

Administradores Sênior de Biblioteca – Sistema Sênior

Os administradores, além da função de administrador da biblioteca, podem administrar todos os gabinetes, não apenas os que possuem. Eles também podem mudar a propriedade de todos os armários, pastas e documentos. Os administradores seniores de bibliotecas são basicamente administradores de sistema sem a capacidade de gerenciar usuários, grupos de usuários e as configurações mais importantes em todo o sistema (eles não têm acesso à seção de administração de sistema do Cliente Web). Os administradores seniores da biblioteca podem ver todos os gabinetes. Administradores do sistema Os administradores do sistema têm o controle total do sistema. Eles desempenham todas as funções de todas as funções anteriores. Entretanto, as principais tarefas dos administradores do sistema são adicionar usuários ao sistema (incluindo a atribuição da senha inicial e a definição de requisitos para todas as novas senhas e a capacidade de auto-registrar-se), atribuir usuários a seus grupos apropriados, habilitar números de controle de documentos e controle de versões, gerenciar contas de usuários, grupos de usuários e o pool de licenças do sistema. O administrador do sistema também tem acesso a várias configurações globais (e-mail de saída, permissões de conversão de formato de documentos, etc.) e relatórios de atividades do usuário.

NOTA: Todos os recursos oferecem a possibilidade de enviar documentos via e-mail. O administrador do sistema pode desativar o envio de documentos por e-mail para grupos específicos de usuários. Isto é para atender às exigências específicas de segurança para certos clientes.