A captura de metadados (tagging) ao armazenar documentos eletrônicos cria uma mineração inteligente de banco de dados quando a informação é necessária. Os resultados da pesquisa de documentos tornam-se consistentes e relevantes, poupando tempo e gerando percepções úteis de negócios. O software de gerenciamento de documentos deve ter uma maneira poderosa e automatizada de capturar metadados.

Usando metadatos

A biblioteca de software Smartker é utilizada para gerenciar centralmente um vocabulário pré-definido, garantindo que os documentos sejam etiquetados (classificados) de forma significativa quando são adicionados ou verificados no software. A construção e gestão deste vocabulário controlado é essencial para o processo de implementação do Paperless Office.

O software Smartker garante a conformidade com as tarefas comerciais, processos e requisitos regulamentares da organização. O administrador da biblioteca pode rapidamente adicionar ou editar definições personalizadas de etiquetagem para cada tipo de documento a ser armazenado. Exemplos de tipos de documentos incluem; contratos, ordens de compra, documentos de engenharia ou qualquer tipo que a empresa necessite rastrear.

Os campos de metadados são então criados e associados a diferentes tipos de documentos. São estes campos de metadados que os usuários usarão ao etiquetar um documento que estão adicionando ou gravando no sistema. Por exemplo, o administrador da biblioteca pode definir o tipo de documento ‘Contrato’ para ter os campos de metadados ‘Número do Contrato’ e ‘Nome do Cliente’ associados a ele. Quando os usuários adicionam um documento à biblioteca Smartker, eles serão solicitados a selecionar o tipo de documento que estão adicionando. Se eles selecionarem ‘Contrato’, serão solicitados a etiquetar o documento adicionando valores para os campos de número do contrato e metadados do nome do cliente.

Os campos de metadados podem ser de vários tipos, cada um com um conjunto único de propriedades associadas que são fáceis de personalizar. Os tipos de campo suportados incluem:

Campos de texto (uma ou várias linhas) Campos de data que proporcionam um controle conveniente do calendário para selecionar facilmente uma data/hora 2.

2. Campo numérico

3. Campo de moeda

4. Campos de seleção (Sim / Não)

5. Listas de seleção de escolha única ou múltipla, administradas como uma lista local ou recuperadas de um banco de dados externo de terceiros (novo)

Captura garantida de metadados

medida que novos documentos são adicionados, o usuário é solicitado a classificar o arquivo usando os campos de metadados necessários, conforme definido pelo vocabulário controlado, menus de metadados e campos de texto. Esta abordagem assegura que a quantidade necessária de metadados seja capturada para cada documento ou registro na biblioteca. Os administradores da biblioteca podem definir campos opcionais, bem como campos obrigatórios. Esquemas de metadados individuais podem ser assegurados a grupos de sistemas únicos ou múltiplos, de modo que os usuários só precisam trabalhar com os metadados que pertencem à sua área de especialização, departamento ou unidade organizacional.

Pesquisa de metadados em bancos de dados externos

O software Smartker fornece ao administrador da biblioteca a capacidade de adicionar campos de metadados de listas de picking cujos valores são automaticamente preenchidos com itens recuperados de um banco de dados externo. Estes itens de menu podem ser rapidamente associados a documentos como metadados ao adicionar ou versionar documentos na biblioteca. Por exemplo, um campo de metadados chamado ‘Nome do cliente’ poderia ser adicionado aos documentos de faturamento armazenados no Smartker. Quando os usuários adicionam documentos de fatura à biblioteca Smartker, os usuários poderão selecionar a partir de uma lista de nomes de clientes que são procurados em uma tabela em um banco de dados SQL de terceiros.

Gerenciamento de listas de seleção de metadados

O software Smartker permite aos administradores da biblioteca definir e gerenciar uma lista de seleção que os usuários podem selecionar ao etiquetar documentos. Por exemplo, você pode criar uma lista de escolha de ‘Produtos’ que gerencia uma lista de todos os produtos vendidos pela empresa. A lista de picking pode ser associada a qualquer tipo de documento diferente no sistema (por exemplo, documentos de engenharia e marketing). Agora, sempre que um usuário adicionar um documento de engenharia ou marketing, ele pode rapidamente etiquetar o documento selecionando um nome de produto da lista de seleção de produtos. Estas são as características das listas de escolha Smartker:

– Os valores da lista de picking podem ser gerenciados de forma centralizada ou recuperados de uma fonte de dados de terceiros.

– As listas de seleção podem ser associadas a qualquer número de diferentes tipos de documentos e podem permitir que os usuários escolham um ou permitir muitas seleções ao etiquetar documentos.

– As listas de escolha reduzem drasticamente o tempo que um usuário leva para etiquetar um documento enquanto garante que os metadados permaneçam consistentes (normalizados). Isto evita a situação com tags apenas de texto onde, por exemplo, os usuários escrevem mal o nome de uma empresa de 4 maneiras diferentes ao etiquetar documentos.

Controle de arquivamento de documentos

Os administradores da biblioteca Smartker têm o controle central da estrutura e dos direitos de autorização do usuário em cada área da biblioteca. Ao gerenciar os dois primeiros níveis da estrutura de arquivamento de documentos (armários e gavetas), os administradores da biblioteca podem obrigar os usuários a armazenar documentos nas áreas apropriadas da biblioteca. Esta abordagem de arquivamento controlado garante que os usuários possam facilmente pesquisar documentos que estão armazenados em um arquivo.