O Smartker pode se tornar ainda mais produtivo ao adicionar um fluxo de trabalho de documentos eletrônicos e um sistema de aprovação para eliminar processos em papel. Os trabalhadores economizam tempo e dinheiro ao mover eletronicamente documentos pelo local de trabalho para revisão e aprovação.

As organizações normalmente têm uma série de processos internos para tarefas como processamento de pedidos, requisições de compra, despesas de viagem, etc. O módulo de fluxo de trabalho de documentos eletrônicos traz ordem a estes processos separados de forma transparente, dinâmica e robusta, tornando-o uma parte chave do ciclo de vida do documento.

O mecanismo de fluxo de trabalho simplifica o processo de revisão e aprovação de documentos à medida que eles se movimentam ao longo de seu ciclo de vida. Em ambientes de trabalho colaborativo, esta fase de trabalho intensivo de crescimento de documentos é onde a maior economia de tempo pode ser alcançada através do uso do fluxo de trabalho.

A flexibilidade do software de fluxo de trabalho permite aos usuários tornar seus processos de fluxo de trabalho tão simples ou tão complexos quanto necessário.

Os modelos de fluxo de trabalho podem ser criados com regras estabelecidas ou podem ser feitos de forma informal (ad-hoc) onde os usuários finais podem definir todos os aspectos do processo de fluxo de trabalho. Os modelos de fluxo de trabalho consistem em dois tipos de tarefas: tarefas de revisão e tarefas de aprovação. As tarefas de revisão facilitam a coleta de comentários e feedback sobre documentos de outros usuários. As tarefas de aprovação facilitam a coleta formal de assinaturas em documentos. Após a conclusão de uma tarefa de aprovação, os documentos podem ser aprovados, não aprovados, ou a aprovação pode ser adiada para uma data posterior.

Os fluxos de trabalho podem ser acionados (iniciados) manualmente por um usuário ou podem ser executados automaticamente, dependendo do tipo de documento. Os fluxos de trabalho também podem ser iniciados em um único documento ou em vários documentos. Os fluxos de trabalho multidocumentos podem conter tanto os documentos principais quanto os documentos suplementares, onde os principais documentos são os que estão sendo revisados e/ou aprovados e os documentos suplementares existem apenas para auxiliar no processo de revisão e/ou aprovação.

Uma vez iniciado um fluxo de trabalho, inicia-se o processo de fluxo de trabalho e começa o primeiro conjunto de atividades no modelo de fluxo de trabalho. Todos os participantes da primeira atividade receberão notificações no software de gerenciamento de documentos e através de notificação por e-mail. As tarefas também são exibidas na função do calendário Smartker. O modelo de fluxo de trabalho pode ser configurado de modo que um ou todos os usuários designados para a primeira tarefa tenham que completar a tarefa. Uma vez concluída a tarefa, o fluxo de trabalho passa pelo restante das atividades definidas no modelo de fluxo de trabalho.

Os documentos podem ser conferidos, atualizados e registrados novamente durante o processo de fluxo de trabalho. Os metadados também podem ser atualizados enquanto os documentos estão em um fluxo de trabalho. Isto permite que o processo de fluxo de trabalho continue se forem necessárias atualizações de documentos, em vez de cancelar ou não aprovar documentos. Os fluxos de trabalho também podem ser reiniciados, se necessário.

O status dos fluxos de trabalho pode ser monitorado pelos usuários que participam do fluxo de trabalho, quaisquer observadores observam o fluxo de trabalho e podem ser monitorados pelos administradores da biblioteca no relatório de status do fluxo de trabalho para garantir que todo o fluxo de trabalho esteja progredindo. O histórico do fluxo de trabalho de cada versão de um documento também é registrado e pode ser usado para rever o log de aprovação.